دستاویز کسی قسم کے کاغذ پر چھپی ہوئی معلومات کی وضاحت یا تالیف ہے جو کسی واقعے کی تصدیق کرتی ہے یا کسی عمل کی کارکردگی کی تصدیق کرتی ہے۔ کسی کہانی سے لیکر ماضی کی کہانی تک کسی دستاویز میں کچھ بھی لکھا جاسکتا ہے۔ ایک دستاویز بنیادی طور پر اس خیال کے تحفظ کے لئے کام کرتی ہے کہ وقت کے ساتھ کیا ہوا ، بعد میں اس کا جائزہ لیا جائے اور کسی کہانی کے حوالہ یا حص asے کے طور پر پیش کیا جائے۔
جب بات کمپنیوں کی خصوصیات کے ساتھ ہے جب سیکڑوں دستاویزات کوریڈورز اور ای میلز کے ذریعے چل رہی ہیں ، تو یہ ان بنیادی ٹولوں کے ذریعہ اعداد و شمار کو بھیجنے اور بھیجنے کی ضرورت کا اندازہ کرتے ہیں جو اوپر اشارے کے مطابق استعمال کیے جاتے ہیں۔ تاکہ ماضی کے ریکارڈ کو برقرار رکھا جاسکے۔ کسی کمپنی میں جو دستاویزات موجود ہیں ان کی حفاظت اور نگہداشت ضروری ہے ، کیوں کہ ان دستاویزات کے ذریعہ اس میں جو بھی عمل درآمد اور حساب کتاب کیا جاتا ہے اس کا ہر ایک ریکارڈ رکھنا ضروری ہے۔
ایک دستاویز کو لازمی طور پر قواعد و ضوابط کی پیروی کرنا ہوگی جس کو لکھتے ہوئے اس کا احترام کرنا چاہئے ، ان میں سے کسی قابل قبول املا کا صحیح استعمال سامنے آتا ہے ، ، کسی اوقاف کے نشان کا غلط استعمال غلط فہمی کی نمائندگی کرسکتا ہے۔ یہ جاننے کے ل correctly اسے صحیح طور پر پہچانا جانا چاہئے کہ یہ کہاں سے آیا ہے اور یہ کس منزل کی طرف جاتا ہے۔ دستاویزات کو ہاتھ سے لکھا ہوا (لکھا ہوا) لکھا جاسکتا ہے ، لیکن آج کل ٹکنالوجی میں بڑھتی ہوئی تیزی کے ساتھ ، کمپیوٹر پر دستاویزات بنانا ایک عام سی بات ہے ، اس کے لئے یہاں مکمل اور آسان ایڈیٹرز موجود ہیں جو دستاویز لکھنے کا تجربہ آسان بنا دیتے ہیں۔
دستاویزات کو ان کی متعلقہ مقامات پر بھی لے جانے کی ضرورت ہے ، اس کے لئے ہمیں میل نامی ایک ٹول کی بھی ضرورت ہے ، فی الحال یہ تمام الیکٹرانک میل سے زیادہ استعمال ہوتا ہے ، جو دستاویز بھیجنے اور دیگر اقسام کی فائلوں پر مشتمل ہوتا ہے انٹرنیٹ کے ذریعہ
دستاویزات کو بھی بنیادی دستاویزات کے طور پر درجہ بندی کیا جاسکتا ہے ، وہ وہی ہیں جو مصنف کی اصل معلومات پر مشتمل ہیں اور ثانوی دستاویزات میں ان کے انچارج شخص کے علاوہ کسی اور فرد کے ذریعہ علاج یا ترمیم کا نشانہ نہیں بنایا گیا ہے ، جو وہ وصول ہوں گے علاج اور ترتیبی ، جو وہ ثانوی دستاویزات ہیں جن پر علاج لاگو کیا گیا تھا۔
