میمورنڈم کی اصطلاح لاطینی زبان سے ہے اور جب ہسپانوی زبان میں ترجمہ ہوتی ہے تو اس کا مطلب ہوتا ہے "یاد رکھنے والی کوئی چیز۔ اسی وجہ سے تصور کا استعمال متعدد استعمال کو قبول کرتا ہے۔ لہذا ، یہ کہا جاسکتا ہے کہ میمورنڈم اس کی بنیادی قبولیت میں ہے ، ایک قسم کی ایسی رپورٹ جس میں کسی شخص یا ان کے کسی گروہ سے خطاب کیا گیا ہو جس میں کسی خاص معاملے کے لئے دھیان میں رکھنا ضروری ہے۔ دوسری طرف ، اس کی تعریف بھی نوٹ بک یا نوٹ پیڈ کی طرح کی جاسکتی ہے جس میں ایسی چیزیں جو ایک شخص کو مستقبل میں یاد رکھنا چاہئے۔ کسی میمورنڈم میں مختلف قسم کی معلومات کو نامزد کرنا ممکن ہے ، جیسے آخری منٹ کی کچھ معلومات کو مطلع کرنا ، کچھ خصوصی درخواست وغیرہ۔
سفارتی دنیا میں ، ایک یادداشت سے مراد کسی مواصلات سے مراد میموری اور نوٹ سے کم زور ہوتا ہے ، جس میں واقعات اور وجوہات کا ایک سلسلہ جس کو زیادہ اہمیت کے حامل معاملات میں دھیان میں رکھنا چاہئے۔ سفارتی یادداشت پر عام طور پر ایڈیٹر پر دستخط نہیں ہوتے ہیں۔ یہ واضح رہے کہ RAE نے یہ بھی واضح کیا ہے کہ ایک میمورنڈم ایک نوٹ کا حوالہ دے سکتا ہے جو ایک ہی کمپنی یا تنظیم میں موجود کسی شخص کو ہاتھ سے بھیجا جاتا ہے ۔ اس حقیقت کے باوجود کہ صحیح لفظ میمورنڈم ہے ، آج کل لوگ اکثر میمورنڈم کی جگہ لیتے ہیں ، جو اصل لفظ کے جمع کی کثرت ہیں۔
ایک میمورنڈم طے شدہ عناصر کی ایک سیریز پر مشتمل ہے ، جس میں انتہائی متعلقہ ڈیٹا رکھنا ضروری ہے اور ان کی بدولت اسے ممکن ہے کہ دیگر معلوماتی اور مواصلاتی عبارتوں سے ان کا فرق پیدا کیا جاسکے ۔ ان عناصر میں ، سب سے اہم افراد کا تذکرہ کیا جاسکتا ہے ، جیسے: سائٹ ، تاریخ ، جس سے مخاطب ہوتا ہے ، مضمون ، متن کا باڈی ، الوداعی ، دستخط ، بھیجنے والے اور فوٹر کے لئے کاپی ، اگر ضروری ہو تو۔
یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ یادداشتوں کا اختتامی پیراگراف نہیں ہوتا ہے ، چونکہ دستخط اور ڈاک ٹکٹ کے ذریعہ معلومات کو آسانی سے منتقل اور حتمی شکل دی جاتی ہے۔ تاہم ، جو زبان میمورنڈم لکھنے کے ل used استعمال ہوتی ہے وہ رسمی طور پر ہونی چاہئے ، کیونکہ یہ احترام کو منتقل کرتی ہے اور اس معاملے کو بتانے اور منتقل کرنے کی اہمیت کو واضح کرتی ہے۔
