اشاریہ کاری کو کسی تحریر یا دستاویز کے مندرجات کی مفصل تفصیل کے عمل کے طور پر سمجھا جاتا ہے ، بنیادی طور پر ایسے الفاظ استعمال کرتے ہیں جو متن کی مناسب نمائندگی کرتے ہیں۔ جب فائلوں کو بازیافت یا بازیافت نظام ، تنظیم یا گودام میں تلاش کرنا ہو اور تلاش اور بازی کے وقت کو کم کرنا ہو تو اس کا بنیادی استعمال اس وقت ہوتا ہے۔ یہ آئی ایس او 5963 کے معیار کے تحت معتدل ہے ، جسے 1985 میں نافذ کیا گیا ہے۔ خاص طور پر ، ایک قسم کا اشاریہ تیار کیا گیا ہے جو ہر دستاویز میں مدد کرتا ہے ، جس میں نہ صرف مواد کے اندر بڑی اہمیت کے الفاظ ہوتے ہیں ، بلکہ اس کے خلاصے بھی ہوتے ہیں ، نیز کہ خرابییا عنوان کا تجزیہ۔ اسی طرح ، اس کی حکمرانی ایک پالیسی کے ذریعہ ہوتی ہے ، جو اس میں ملازمت کرنے والے ادارے کے لحاظ سے مختلف ہوسکتی ہے ، حالانکہ یہ ہمیشہ ان کے لئے خصوصی دستورالعمل میں پیش کیے جاتے ہیں۔
جیسا کہ دستاویزات کی درجہ بندی اور تجزیہ سمیت بہت سارے عمل میں ، یہ کئی مراحل پر مشتمل ہوتا ہے ، جیسا کہ دستاویز کے اندر موجود مسئلے کو پوری طرح پڑھا جاتا ہے۔ موضوع پر ضروری نکات کا انتخاب کریں۔ مخصوص الفاظ کے ساتھ منتخب کردہ تصورات کو توڑ دیں ، یا اسے ایک قابو شدہ الفاظ کے تحت رکھیں ۔ آخر میں ، متن سے اخذ کردہ شرائط کے مابین روابط قائم ہوجاتے ہیں۔ لہذا ، مفت اشاریہ سازی وہ عمل ہے جس میں کسی دستاویز کی کلیدی شرائط کے ساتھ ایک خلاصہ پیش کیا جاتا ہے ، اس فرق کے ساتھ کہ اسے قابو شدہ الفاظ کے تحت رکھنے کے مرحلے میں ، یہ استعمال نہیں ہوتا ہے ، لیکن الفاظ تجویز کیے جاتے ہیں اس مضمون کے ذریعہ جو سرگرمی انجام دیتا ہے یا دستاویز سے براہ راست لیا جاتا ہے۔
